ADATVÉDELMI TÁJÉKOZTATÓ

1. ADATKEZELŐ

Belügyminisztérium (BM)

Székhely: 1051 Budapest, József Attila utca 2-4.

Postai cím: 1903 Budapest, Pf.: 314.

E-mail cím: 1818@1818.hu

Panaszkezelés: Belügyminisztérium Informatikai Helyettes Államtitkárság Rendvédelmi Informatikai és Elektronikus Rendszerek Működtetéséért és Fejlesztéséért Felelős Főosztály Szolgáltatásmenedzsment Osztály

E-mail cím:pkk@bm.gov.hu

2. KEZELT SZEMÉLYES ADATOK

A Webes Ügysegéd rendszer (a továbbiakban: Webes Ügysegéd) által kezelt adatok:

• felhasználó azonosításához szükséges adatok,
• felhasználó által indított ügy intézéséhez szükséges adatok, továbbá
• a megfelelő informatikai működéshez szükséges technikai jellegű adatok.

Az alábbi táblázat adatkörönként összefoglalja az adatkezelés célját, jogalapját és idejét. A részletes leírást ld. a következő fejezetekben.

Adatkör	Adatkezelés leírása
Felhasználó azonosítása	Adatkezelés célja: Felhasználó azonosítása Kezelt adatok köre: Központi Azonosítási Ügynök (a továbbiakban: KAÜ) által átadott és a Webes Ügysegéd által felhasznált adatok, melyek: Születési név Jelenlegi név Anyja neve Születési hely (valamint, az ahhoz tartozó kerület) Születési idő Neme Webes Ügysegédben tárolt adatok, melyek: Születési ország Állampolgárság Értesítésre szolgáló elektronikus levelezési cím Felhasználó által korábban indított kérelmek betöltésére szolgáló, Webes Ügysegéd specifikus, KAÜ által definiált azonosító. Adatkezelés jogalapja: Önkéntes hozzájárulás Adatkezelés ideje: A BM a személyes adatokat a felhasználó hozzájárulásának visszavonásáig kezeli. A felhasználó hozzájárulását írásban az Adatkezelőnek címzett postai vagy e-mail címen bármikor visszavonhatja. A nyilvántartott adatokat az Adatkezelő a szolgáltatás teljesítése során, valamint a felhasználó hozzájárulásának visszavonása után annyi ideig tárolja, amíg a tájékoztatással, a fizetéssel, továbbá a szolgáltatások igénybe vételére vonatkozó reklamáció, panaszok ügyintézésével kapcsolatos jogai és kötelezettségei a feleknek fennállnak.
Kérelem	Adatkezelés célja: Felhasználó által indított kérelem intézése Kezelt adatok köre: Adott ügy intézéséhez szükséges – ügytípus-specifikus – adatok. Adatkezelés jogalapja: GDPR 6. cikk (1) bek. a) pont Adatkezelés módja: Kérelem manuális kitöltése és nyilvántartások automatikus lekérdezése Adatkezelés ideje: Amennyiben a felhasználó saját azonosító adatai kezelésére vonatkozó hozzájárulását visszavonja, akkor a kérelem alapján keletkezett dokumentumok is törlésre kerülnek. A felhasználó az indított ügyekben a kérelmeket, dokumentumokat a „KÉRELMEIM, NYILATKOZATAIM” menüpont alatt - a saját felhasználó azonosító adatainak törlése nélkül is - bármikor törölheti. Fontos, hogy a törlést megelőzően a kérelemhez kapcsolódó dokumentum(ok) - saját részre történő megőrzése érdekében - letöltéséről gondoskodni szükséges
Technikai adatok	Adatkezelés célja: Jogosulatlan adatbevitel megakadályozása, adatbiztonsági követelményeknek való megfelelés, hibaelhárítás támogatása. Kezelt adatok köre: Session cookie-k, napló adatok Adatkezelés jogalapja: Önkéntes hozzájárulás Adatkezelés módja: Automatikus Adatkezelés ideje: A session cookie-k a munkamenet végéig tárolódnak, a napló adatok az adatkezelés céljának elérésével kerülnek törlésre.

2.1 Felhasználó azonosítása

A Webes Ügysegédben intézhető legtöbb ügy csak a felhasználó azonosítását követően végezhető. A felhasználó azonosítása a KAÜ-n keresztül történik

Az első bejelentkezéskor a felhasználó megtekintheti a KAÜ által átadott adatait, valamint az alábbi adatok kiválasztása/megadása szükséges, amely adatokat a Webes Ügysegéd tárol:

• Állampolgárság
• Születési ország
• Értesítési elektronikus levelezési cím

Bár a bejelentkezés a KAÜ-n keresztül történik, a bejelentkezéshez szolgáló csatornákhoz tartozó érzékeny adatok (azonosító(k) és jelszó) nem kerülnek továbbításra a Webes Ügysegédnek, az nem kezeli ezen adatokat.

A bejelentkezett felhasználó bármikor megtekintheti a felhasználó azonosítása részhez tartozó, Webes Ügysegédben kezelt felhasználó azonosításához tartozó adatokat.

2.2 Kérelem

A rendszer a felhasználó által indított eljárás lefolytatásához elengedhetetlenül szükséges személyes adatokat kezeli, azokat kizárólag az ügy intézéséhez használja.

A kérelemben szereplő egyes személyes adatokat a felhasználó a kérelem kitöltésekor adja meg, illetve mindazon adatok, amelyek a BM érintett nyilvántartásaiból lekérdezhetők, a kérelem adattartalmaként onnan kerülnek átemelésre a következők szerint:

• Megszemélyesítés: A KAÜ által átadott személyes adatok (pl.: felhasználó jelenlegi neve, születési neve, születési ideje és helye, anyja neve) a legtöbb kérelemben előfordulnak. Ezen adatokat a rendszer automatikusan tölti ki a kérelem megszemélyesítésekor.
• Lakcím: Számos ügyben a felhasználó kérheti az eljárás eredményét képező okirat kézbesítését az állandó lakcímére vagy tartózkodási helyére. Ilyen esetben a lakcím adatok a SZL adatai alapján, automatikusan kerülnek a kérelembe.

A Webes Ügysegédben szereplő személyes adatok kezelésének jogalapja a felhasználó önkéntes hozzájárulása.

3 TECHNIKAI ADATOK

3.1 Session cookie-k

A Webes Ügysegéd a bejelentkezett felhasználó azonosításának érdekében ún. session cookie-t használ. A technológia funkcióját és működését tekintve hasonló az egyszer használatos belépő kártyáéhoz:

Webes Ügysegéd működése közben felhasznált cookie: (JSESSIONID)

• A Webes Ügysegéd az oldal megnyitásakor (ha korábban nem volt munkamenet azonosító) véletlenszerűen generál egy munkamenet azonosítót, amit egy cookie-ban a felhasználó gépére küld.
• A cookie a munkamenet végéig a felhasználó gépén tárolódik:
  • A felhasználó web böngészője minden egyes Webes Ügysegéd oldal megtekintésekor, illetve űrlap feladásakor visszaküldi a cookie-t a Webes Ügysegédnek.
  • A Webes Ügysegéd a cookie alapján meghatározza a munkamenetet, leellenőrzi, hogy az adott felhasználónak joga van-e a kért oldal megtekintésére/a kért művelet elvégzésére.
• Amikor a felhasználó kijelentkezik a Webes Ügysegédből, a rendszer törli a meglévő munkamenet azonosítót (s ezzel együtt megszünteti a felhasználó KAÜ-n belüli munkamenetét is), valamint automatikusan új munkamenet azonosítót generál a felhasználó későbbi Webes Ügysegéden belüli azonosítására az új munkamenet megszűnéséig.
• Amikor a felhasználó bezárja a böngészőjét, akkor szintén megszűnik a munkamenet azonosítója (viszont ez nem jár együtt a felhasználó KAÜ-n belüli munkamenetének automatikus megszüntetésével).
• A munkamenet végén a cookie törlődik a felhasználó gépéről is.

További cookie-k a Webes Ügysegédhez kapcsolódóan:

• ROUTEID: Webes Ügysegéd alkalmazáslábához tartozó paraméter
• _ga: Google Analytics-hez tartozó munkamenet azonosító
• _gat: Google Analytics-hez tartozó kiegészítő munkamenet azonosítója

A Webes Ügysegéd feltételezi, hogy a felhasználó biztonságos (pl. vírusmentes) számítógépet használ, amelyet a felhasználó felelőssége biztosítani, a következők szerint:

• az elektronikus ügyintézés során javasolt saját számítógépet használni, továbbá megbízható forrásból származó szoftvereket és vírusirtó megoldást;
• amennyiben elkerülhetetlen a nyilvános számítógép használata, akkor a munkamenet végén javasolt becsukni a böngésző ablakot.

A session cookie-k kezelésének jogalapja a felhasználó önkéntes hozzájárulása.

3.2 Napló adatok

A Webes Ügysegéd a kérelem végrehajtása során automatikusan szervernaplókban gyűjt és tárolja az alábbi adatokat:

• felhasználóhoz tartozó adatok
• kérelem specifikus adatok
• kérelem állapotához tartozó adatok

A Webes Ügysegéd Google Analytics felhasználásával az oldal látogatóiról anonim módon gyűjt és tárol adatokat.

A napló adatok felhasználása a következő célokra szolgálhat:

• Hibaelhárítás: amennyiben valamilyen hiba lép fel a rendszer használata, üzemelése során, a napló elengedhetetlen a hibaok kinyomozásához, a hiba elhárításához
• Statisztika: annak mérése, hogy a Webes Ügysegédben a felhasználók az egyes kérelem típusokból hány darabot indítottak, s hány darabot nyújtottak be.

A Google Analytics felhasználása a következő célokra szolgálhat:

• Statisztika: annak mérése, hogy pl. hányan és milyen gyakran használják a Webes Ügysegédet, elengedhetetlen a rendszer megfelelő méretezéséhez, a rendszer eredményességének meghatározásához.
• Felhasználói élmény javítása: annak megállapítása, hogy a felhasználók hogyan (pl. milyen webes forgatókönyvek mentén) használják a rendszert, alapvető kelléke a felhasználói felület folyamatos optimalizálásának.

A naplóban kezelt adatok személyes adatok, mivel a bejegyzések egyértelműen összerendelhetők az adott felhasználóval. Az egyes kérelmek URL-címei ui. tartalmazzák az adott kérelmek egyedi azonosítóit. Az azonosító és a Webes Ügysegéd kérelem nyilvántartása alapján egyértelműen meghatározható, hogy a napló bejegyzés melyik felhasználóhoz tartozik

A napló adatok kezelésének jogalapja a felhasználó önkéntes hozzájárulása.

3.3 Fogalmak

3.3.1 Cookie

A cookie általában véve egy kis fájl, ami rövid, karakteres adatokat tartalmaz. A felhasználó által megtekintett webhely küldi át a cookie-t a web böngészőnek, ami letárolja azt a felhasználó számítógépén, majd visszaküldi az adott webhelynek minden egyes további webhely oldal megtekintésekor. A kiszolgáló ez által fel tudja ismerni a böngészőt és össze tudja rendelni a korábbi és új látogatásokat.

A böngészőben általában beállítható, hogy minden cookie-t elfogadjon, minden cookie-t visszautasítson, vagy jelezze a cookie-k érkezését. A Webes Ügysegéd bejelentkezéshez kötött szolgáltatásai csak a cookie-k engedélyezése esetén használhatóak.

A session cookie a cookie-knak azon speciális fajtája, amely csak a munkamenet végéig tárolódik. A böngészők általában akkor törlik a session cookie-t, amikor a felhasználó bezárja a programot.

A Webes Ügysegéd csak session cookie-kat használ.

3.3.2 Szerver napló

A legtöbb webhelyhez hasonlóan a Webes Ügysegéd is automatikusan naplózza azokat az adatokat, amelyek a főbb funkciók működésének bármikori biztosítása, az esetleges hibaelhárítása miatt szükséges.

A naplóbejegyzések a funkcióhoz tartozó adatokat, a funkció használatának időpontját, valamint az esetleges, más rendszerekkel történő kommunikációkat tartalmazzák.

4. A FELHASZNÁLÓ (ÉRINTETT) ADATKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS JOGAI

4.1 A tájékoztatáshoz és a hozzáféréshez való jog

Az Adatvédelmi tájékoztató 1. pontjában megadott elérhetőségeken keresztül, írásban tájékoztatást kérhet az Adatkezelőtől saját személyes adatainak vonatkozásában arról, hogy:

• az adatkezelés folyamatban van-e
• milyen adatkezelési cél miatt,
• milyen személyes adatokat,
• milyen jogalapon,
• milyen forrásból,
• mennyi ideig kezeli,
• az Adatkezelő kinek, mikor, milyen jogszabály alapján, mely személyes adatokhoz biztosított hozzáférést vagy kinek továbbította a személyes adatait,
• kik azok a címzettek, akikkel a személyes adatot közölték vagy közölni fogják,
• a jogokról és jogorvoslati lehetőségekről.

Az Adatkezelő a kérelmet indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb egy hónapon belül - amely szükség esetén, figyelembe véve a kérelem összetettségét és a kérelmek számát további két hónappal meghosszabbítható teljesíti, és a kérelmezőt az általa megadott elérhetőségen keresztül írásban értesíti.

4.2 A helyesbítéshez való jog

Az Adatvédelmi tájékoztató 1. pontjában megadott elérhetőségeken keresztül, írásban kérheti, hogy az Adatkezelő módosítsa valamely személyes adatát (például bármikor megváltoztathatja az e-mail címét). Az Adatkezelő a kérelmében foglaltak alapján indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb egy hónapon belül - amely szükség esetén, figyelembe véve a kérelem összetettségét és a kérelmek számát további két hónappal meghosszabbítható - az adatait helyesbíti, amelyről az Ön által megadott elérhetőségen keresztül írásban értesítést kap.

Figyelembe véve az adatkezelés célját Ön jogosult arra, hogy kérje a hiányos személyes adatok – egyebek mellett kiegészítő nyilatkozat útján történő – kiegészítését.

4.3 A törléshez és az „elfeledtetéshez” való jog

Az Adatvédelmi tájékoztató 1. pontjában megadott elérhetőségeken keresztül, írásban kérheti az Adatkezelőtől a személyes adatainak a törlését. Amennyiben az adatok kezelésére további kötelezettsége nincs, akkor az Adatkezelő a kérelmet megvizsgálja és indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb egy hónapon belül - amely szükség esetén, figyelembe véve a kérelem összetettségét és a kérelmek számát további két hónappal meghosszabbítható - döntéséről a megadott elérhetőségen keresztül Önt írásban értesíti. Az Adatkezelő az Ön kérésére törli az Önre vonatkozó személyes adatokat, ha az alábbi indokok valamelyike fennáll:

• az adatkezelés már nem szükséges,
• Ön visszavonja az adatkezelés alapját képező hozzájárulását,
• Ön tiltakozik az adatkezelése ellen, és nincs elsőbbséget élvező jogszerű ok az adatkezelésre,
• személyes adatokat jogellenesen kezelték,
• a személyes adatokat az Adatkezelőre alkalmazandó uniós vagy tagállami jogban előírt jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell.

4.4 A zároláshoz való jog és az adatkezelés korlátozásához való jog

Az Adatvédelmi tájékoztató 1. pontjában megadott elérhetőségeken keresztül, írásban kérheti, hogy a személyes adatait az Adatkezelő zárolja. A zárolás addig tart, amíg Ön által megjelölt indok szükségessé teszi az adatok tárolását. Az adatai zárolását kérheti például abban az esetben, ha úgy gondolja, hogy a beadványát az Adatkezelő jogellenesen kezelte, azonban az Ön által kezdeményezett hatósági vagy bírósági eljárás érdekében szükséges az, hogy a beadványát az Adatkezelő ne törölje. Ebben az esetben a hatóság vagy a bíróság megkereséséig az Adatkezelő tovább tárolja a személyes adatot, ezt követően törli az adatokat.

Ön jogosult arra, hogy kérésére az Adatkezelő korlátozza az adatkezelést, ha az alábbiak valamelyike teljesül:

• Ön vitatja a személyes adatok pontosságát,
• az adatkezelés jogellenes, és Ön ellenzi azok törlését,
• az Adatkezelőnek már nincs szüksége a személyes adatokra, de Ön igényli azokat védendő magánérdekből,
• Ön tiltakozott az adatkezelés ellen, ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amíg megállapításra nem kerül, hogy az Adatkezelő indokai elsőbbséget élveznek-e Ön jogos érdekeivel szemben.

4.5 Adathordozhatósághoz való jog

Ön jogosult arra, hogy az Önre vonatkozó, Ön által az Adatkezelő rendelkezésére bocsátott személyes adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapja, továbbá jogosult arra, hogy ezeket az adatokat egy másik Adatkezelőnek továbbítsa anélkül, hogy ezt akadályozná az Adatkezelő, amelynek a személyes adatokat a rendelkezésre bocsátotta, ha:

• az adatkezelés hozzájáruláson vagy szerződésen alapul,
• automatizált módon történik.

4.6 A tiltakozáshoz való jog

Az Adatvédelmi tájékoztató 1. pontjában megadott elérhetőségeken keresztül, írásban tiltakozhat az adatkezelés ellen, ha az Adatkezelő személyes adatot közvetlen üzletszerzés, közvélemény-kutatás vagy tudományos kutatás céljából továbbítaná, felhasználná. Ebben az esetben az Adatkezelő az Ön személyes adatait nem kezelheti tovább, kivéve, ha az Adatkezelő bizonyítja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek Ön érdekeivel szemben, vagy az adatkezelés közérdekű okból végzett feladat végrehajtása érdekében történik.

Tájékoztatjuk, hogy a GDPR 21. cikke alapján jogosult arra, hogy saját helyzetével kapcsolatos okokból bármikor tiltakozzon személyes adatainak a kezelése ellen (ide értve a profilalkotást is), ha az adatkezelés

• közérdekű vagy az Adatkezelőre ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlásának keretében végzett feladat végrehajtásához, vagy
• az Adatkezelő vagy harmadik fél jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges, kivéve, ha ezen érdekekkel szemben elsőbbséget élveznek az Ön olyan érdekei vagy alapvető jogai és szabadságai, amelyek személyes adatok védelmét teszik szükségessé.

4.7 Adatbiztonság

Az Adatkezelő műszaki és szervezési intézkedésekkel gondoskodik a szolgáltatás biztonságáról és a kezelt adatok védelméről, valamint törekszik az azokhoz történő illetéktelen hozzáférések és felhasználások megakadályozására. Az adatbiztonság keretében a személyes adatok kezelése vonatkozásában az Adatkezelő garantálja, hogy a kezelt adatok csak az arra feljogosítottak számára hozzáférhetőek, az adatok hitelessége és hitelesítése biztosított, az adatok változatlanok, valamint az adatok a jogosulatlan hozzáférés ellen védettek. Kérjük, hogy ügyeljen az alkalmazás útján elérhető szolgáltatások igénybevételéhez szükséges adatok helyes megadására, így különösen felhasználónevének, jelszavának, születési dátumának, az okmány típusának, az okmány azonosítójának és bizonylatszámának megadását illetően.

A Webes Ügysegéd használatával láthatóvá válnak korábban benyújtott kérelmei és lekérdezései a „Kérelmeim, nyilatkozataim” menüpont alatt és ezek a későbbiekben is megtekinthetők, azonban azok az eszköz megfelelő jelszavas, illetve időzáras védelmének hiányában illetéktelen kezekbe kerülhetnek. Az Adatkezelő nem vállal felelősséget a felhasználó eszközének biztonságáért, az eszköz illetéktelen személyhez kerüléséből fakadó adatvesztésért és az ezekből eredő károkért.

4.8 Panaszkezelés

A felhasználó a Webes Ügysegéd felületén intézhető szolgáltatásokkal kapcsolatos panaszával/észrevételével a 1818-as hívószámon elérhető Kormányzati Ügyfélvonalhoz fordulhat, amely a panasz kivizsgálásának eredményéről a megadott elérhetőségen tájékoztatja a felhasználót. Amennyiben a kivizsgálás során további eljárás – különösen díj visszafizetési igény – válik szükségessé, úgy a Kormányzati Ügyfélvonal tájékoztatja a Belügyminisztérium illetékes, panaszkezeléssel foglalkozó osztályát, amely az esetleges további adatok vonatkozásában a pkk@bm.gov.hu e-mail címről felveszi a kapcsolatot a felhasználóval.

4.9 Jogorvoslati lehetőségek

A felhasználó által tapasztalt jogellenes adatkezelés esetén polgári pert kezdeményezhet az Adatkezelő ellen. A per elbírálása a törvényszék hatáskörébe tartozik. A per – a felhasználó választása szerint – a lakóhelye szerinti törvényszék előtt is megindítható (a törvényszékek felsorolását és elérhetőségét az alábbi linken keresztül tekintheti meg: http://birosag.hu/torvenyszekek). Panaszával a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz is fordulhat (1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22.).

5 SZEMÉLYES ADATOK KEZELÉSÉHEZ VALÓ HOZZÁJÁRULÁS

Jelen hozzájáruló nyilatkozat elfogadásával az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv.) 5. § (1) a) pontja értelmében hozzájárulok személyes adataim kezeléséhez, az alábbi feltételekkel.

• Az adatkezelés célja: az érintett által rendelkezésre bocsátott adatai kezelése a Webes Ügysegéd használatához, az azon történő ügyintézés céljából.
• Az adatkezelés jogalapja: az Infotv. 5. § (1) bekezdése a) pontja.
• Az adatkezelésre jogosult szervezet: Belügyminisztérium, mint Adatkezelő (a továbbiakban: Adatkezelő) címe: 1051 Budapest, József Attila utca 2-4. , telefonszáma: 1818, e-mail címe: 1818@1818.hu.

Az Adatkezelő által, személyhez kötötten kezelt adatok köre és az adatkezelés ideje:

• személyazonosító adatok: név, születési név, anyja neve, születési hely, születési idő, e-mail cím;
• adatkezelés ideje: Az Adatkezelő a személyes adatokat a felhasználó hozzájárulásának visszavonásáig kezeli. A felhasználó hozzájárulását írásban az Adatkezelőnek címzett postai vagy e-mail címen bármikor visszavonhatja.
• A nyilvántartott adatokat az Adatkezelő a szolgáltatás teljesítése során, valamint a felhasználó hozzájárulásának visszavonása után annyi ideig tárolja, amíg a tájékoztatással, a fizetéssel, továbbá a szolgáltatások igénybe vételére vonatkozó reklamáció, panaszok ügyintézésével kapcsolatos jogai és kötelezettségei a feleknek fennállnak.
• Az adatok megismerésére kizárólag az Adatkezelő kijelölt munkatársai jogosultak.

Az adatkezeléssel kapcsolatos jogaim és jogorvoslati lehetőségeim az Infotv.-ben, valamint az általános adatvédelmi rendelet GDPR-ban foglaltak alapján kerülnek biztosításra, amelyet részletesen az Adatvédelmi tájékoztatóban megismerhettem. Jelen nyilatkozatban foglaltak szerinti adatkezeléshez a jelen nyilatkozat elfogadásával hozzájárulok.

Kijelentem, hogy ezen hozzájárulásom önkéntesen, minden külső befolyás nélkül, a megfelelő tájékoztatás és a vonatkozó jogszabályi rendelkezések ismeretében tettem meg.